En el sector del asesoramiento jurídico y empresarial, donde la información de los clientes es fundamental, garantizar la continuidad del negocio y proteger el fondo de comercio es crucial.
Una asesoría que tenga previsto integrase o venderse en un escenario de cinco años, le será muy útil poner en práctica estas recomendaciones.
A continuación, se detallan las medidas esenciales que una asesoría debe adoptar para asegurar su actividad ante cualquier contingencia.
-
Elaboración de un “Plan de Continuidad”
Un plan de continuidad es un conjunto de procedimientos alternativos al funcionamiento normal de la firma, diseñado para permitir que la asesoría siga operando durante un incidente. Este plan debe cubrir desde problemas informáticos hasta un problema por fuga de profesionales, perdida de clientes o fallos en servicios básicos como electricidad, agua, gas, y telecomunicaciones. Un enfoque proactivo en la planificación de contingencias no solo es un ejercicio de realismo y responsabilidad, sino también una forma de proteger los activos de la empresa, incluidos los clientes y la reputación.
Pasos para la elaboración del “Plan de Continuidad”:
1.1. Creación de un Grupo responsable:
Formar un grupo multidisciplinario que se encargue del desarrollo del plan. Este equipo debe estar compuesto por miembros de diferentes departamentos, con habilidades para identificar y gestionar los riesgos. La aprobación final del plan debe corresponder al titular de la firma.
1.2. Identificación de funciones críticas:
Determinar cuáles son los elementos y funciones más críticos de la asesoría que podrían verse afectados en una contingencia, y jerarquizarlos en orden de importancia.
1.3. Definición e identificación de situaciones de riesgo:
Enumerar las posibles contingencias, desde fallos técnicos (hardware, software, telecomunicaciones) hasta desastres físicos (incendios, cortes de energía) y otros problemas como la pérdida de personal clave.
1.4. Análisis del impacto:
Evaluar el impacto potencial de cada contingencia en las operaciones de la firma, priorizando la seguridad de las personas, la reanudación rápida de operaciones y la protección de la información y la reputación.
1.5. Definición de niveles mínimos de servicio:
Establecer los niveles mínimos de servicio aceptables durante una contingencia, en consenso con los responsables de cada área afectada.
1.6. Identificación de soluciones alternativas:
Proponer soluciones alternativas para cada contingencia, tales como la implementación de procesos manuales, la subcontratación de tareas críticas, o la adopción de medidas temporales para mantener las operaciones.
1.7. Evaluación coste/beneficio:
Analizar la relación coste/beneficio de cada alternativa identificada, seleccionando la que mejor cumpla con los niveles de servicio requeridos y optimice los recursos disponibles.
-
Planificación y documentación del “Plan de Continuidad”
Es fundamental documentar detalladamente el plan de continuidad. El documento debe incluir:
- Objetivo del Plan: Garantizar la continuidad de las operaciones críticas de la firma.
- Modo de ejecución: Describir cómo se llevará a cabo cada acción planificada.
- Duración y costes: Estimar el tiempo y los recursos necesarios para la implementación del plan.
- Semáforos rojos: Especificar las condiciones que activarían la ejecución del plan.
- Responsables: Designar a las personas encargadas de cada tarea y sus responsabilidades específicas.
Es importante que el plan sea validado por los socios y responsables de las áreas involucradas y considerar las implicaciones legales de las acciones previstas.
-
Ejecución y evaluación del “Plan de Continuidad”
La fase de ejecución del plan debe centrarse en mantener las operaciones críticas, sin necesariamente resolver la causa del problema. Al finalizar la ejecución, se debe elaborar un informe con los resultados y conclusiones para identificar oportunidades de mejora y fortalecer el plan ante futuras eventualidades.
-
Contratación de seguros complementarios
Un plan de continuidad no reemplaza la necesidad de un seguro. Contratar seguros adecuados puede mitigar los costes de los incidentes y ayudar a la firma a recuperarse financieramente, pero es esencial primero implementar medidas internas para minimizar el impacto inicial de cualquier contingencia.
-
Revisión y actualización continua
El plan de continuidad debe revisarse y actualizarse regularmente para adaptarse a los cambios de la asesoría, el entorno de negocio y las tecnologías utilizadas.
Esta revisión debe incluir pruebas periódicas para asegurar que todos los procedimientos sean efectivos y el personal esté capacitado para actuar en situaciones de emergencia.
Implementar estas medidas ayudará a cualquier firma profesional a estar preparada ante imprevistos, reduciendo el riesgo de pérdidas significativas y asegurando la continuidad de su actividad y fondo de comercio en el tiempo.
Para saber más: https://www.amadocorporate.com/virtudes-de-los-empresarios-y-socios-que-han-crecido-adquiriendo-despachos-profesionales/
