AUDITORÍA EN RRHH PARA EL COMPRADOR DE UN DESPACHO
Auditoría del área de los recursos humanos desde el punto de vista contable o inversor como inversor o comprador de un despacho profesional.
Les presentamos un artículo que no sólo puede ser útil a la asesoría como empresa, sino también como herramienta de trabajo para el asesor que tiene empresas clientes, y por último también puede ser útil desde un punto de vista como inversor o comprador de un despacho profesional.
Los Recursos Humanos en materia contable vienen fundamentalmente reflejados, en términos cuantitativos, al utilizar dichos recursos en la actividad de la firma o de la empresa, bien mediante los sueldos y salarios del personal en plantilla (retribución al factor trabajo dependiente), o bien mediante la contratación de servicios de trabajadores o profesionales externos a la misma (retribución al factor trabajo independiente).
Sin embargo, hay otras formas en las que los Recursos Humanos afloran en la contabilidad de la compañía, como puede ser a través de las relaciones laborales con la Seguridad Social, con la Hacienda Pública, de planes de pensiones concertados con sus trabajadores, del pago de indemnizaciones, primas y gratificaciones, gastos incurridos en formación del mismo, o la participación en beneficios de la empresa, por ejemplo.
Los principales objetivos que va a buscar el auditor dentro del área de Recursos Humanos, son los siguientes:
a) Las nóminas han sido adecuadamente realizadas de acuerdo a la legislación laboral, teniendo en cuenta lo establecido en el convenio colectivo aplicable a la empresa y las condiciones contractuales del trabajador.
b) Los gastos de personal han sido completos, son reales (no ficticios, es decir, existencia de una relación laboral entre trabajador y empresa), y están correctamente contabilizados.
c) Existencia de adecuación y prudencia en los saldos, así como el mantenimiento de la uniformidad con respecto a ejercicios precedentes en cuanto a la periodificación, estimaciones y devengo.
d) Correcta dotación en gastos del ejercicio de la provisión para pensiones y obligaciones similares y el importe registrado en el pasivo asegura, de forma razonable, el cumplimiento de los compromisos contraídos por los empleados afectos al plan.
e) La empresa cumple con sus obligaciones en materia laboral frente a la Seguridad Social.
f) La empresa cumple con sus obligaciones en materia fiscal frente a la Hacienda Pública, elaborando las retenciones a los trabajadores en nómina (IRPF) de forma correcta e ingresándolas en el citado organismo.
g) Reflejo adecuado en la contabilidad de la empresa de determinados gastos específicos del personal, como sueldos de administradores o liquidadores en su caso.
h) La memoria incorpora la información mínima exigida por la normativa contable sobre los gastos de personal y demás elementos contables integrados dentro del concepto de Recursos Humanos.
i) Existencia de un buen Sistema de Control Interno según lo establecido en los «Objetivos de Control Interno».
Los puntos principales de control interno del área de Recursos Humanos que el auditor va a analizar vienen determinados por las siguientes cuestiones:
a) Existencia de unos criterios claros y escritos en relación a la contratación del personal, la fijación de los salarios, y la confección de los recibos salariales y su pago, teniendo que estar todo ello debidamente autorizado.
De este modo, la segregación de las funciones en esta área debe estar claramente establecida en el seno de la empresa.
Es necesario mantener unos expedientes de personal, los cuales tienen que tener un carácter de estricta confidencialidad, debiendo contener para cada trabajador de la empresa:
Datos de carácter general (nombre, dirección, lugar de residencia y nacimiento, nº de afiliación a la Seguridad Social, número de familiares a su cargo a efectos de IRPF).
Su perfil profesional (referencias, experiencias laborales).
Personal (tipo de contratación con la compañía, fecha de comienzo en la empresa, departamento, categoría profesional, sueldo inicial, autorización de domiciliación de la nómina, cambios y movilidad dentro de la entidad).
Académico (expediente académico, certificados de cursos e idiomas).
Esta tarea de adecuado registro del personal de la empresa debe estar asignada a algún empleado que, con una jerarquía superior, se ocupe de estos temas, o bien si la empresa dispone de ello, del Departamento de Recursos Humanos.
b) Existencia de organigramas actualizados y medios de seguridad para la custodia de dichos expedientes de personal y toda aquella información confidencial sobre los Recursos Humanos de la empresa, como el libro de matrícula y el libro de visitas.
c) Establecimiento de procedimientos para la fijación de revisiones, con la periodicidad que la gerencia estime oportuno, sobre aspectos de orden interno como los sueldos y salarios, las vacaciones, ascensos y promociones, fechas y formas de pago, horas extras, gastos de viaje, cursillos y formación del personal, primas e incentivos al mismo, etc.
d) Existencia de listados-resumen de nóminas por mes y trabajador, lo que facilita el control y la comparación de saldos entre períodos, y entre los datos reales y las cifras que se hayan podido presupuestar por los órganos directivos, permitiendo un rápido análisis de desviaciones.
e) Fijación de métodos razonables para la adecuada distribución de todos los gastos relacionados con los Recursos Humanos entre costes directos, indirectos y generales.
f) Conciliación de forma periódica entre las cuentas bancarias y los pagos de nóminas.
En el caso de que la empresa utilice tarjetas de control de tiempos, se debe conciliar las horas pagadas con las que aparecen en ellas.
g) Análisis de las causas de las bajas temporales (índices de absentismo laboral), y de las bajas definitivas.
h) Adecuado cumplimiento de la compañía de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.
i) Existencia de la supervisión de todas las cuestiones laborales por un experto (bien interno o externo) en estos temas.
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